Vanuit Tamek: Foutief verzonden mailing openstaande debiteuren.

Excuses

Geacht lid van ICC-PMM,

Naar aanleiding van de deze week abusievelijk door u ontvangen herinneringen tot betaling van openstaande facturen van ICC-PMM informeer ik u hierbij over het ontstaan van hetgeen heeft plaatsgevonden. Zoals u wellicht bekend is verzorgen wij de financiële administratie, waaronder de facturering aan u, voor ICC-PMM.

In ons digitaal administratiesysteem worden inkoopnota’s gescand, geboekt en opgeslagen. ICC-PMM heeft ons gevraagd om een kopie van één van de facturen toe te mailen. Aangezien degene die bij ons de administratie van ICC-PMM verzorgt op vakantie is, heb ik zelf getracht deze factuur te vinden en aan ICC-PMM te mailen.

Uiteindelijk is het mij gelukt een pdf van desbetreffende factuur te vinden en te mailen. Tijdens dat proces heb ik blijkbaar in het administratiepakket een mailingsactie geïnitieerd voor het debiteurenbeheer van ICC-PMM, wat overigens geen onderdeel uitmaakt van onze dienstverlening.

Hierdoor is helaas een automatische herinneringsmail verstuurd naar een aantal debiteuren van ICC-PMM, ook naar debiteuren welke de facturen al hebben betaald.

Dit had niet mogen gebeuren aangezien het debiteurenbeheer geen onderdeel is van onze dienstverlening aan ICC-PMM. Derhalve bied ik hierbij mijn oprechte excuses aan voor eventueel opgetreden ongemak.

Inmiddels hebben wij in het administratiepakket waarborgen getroffen, waardoor herhaling van bovenstaande, in de toekomst is uitgesloten.

Ik vertrouw u hierbij toereikend te hebben geïnformeerd.

Met vriendelijke groet,
Tamek Accountants & Belastingadviseurs B.V.

Han Luning AA
accountant MKB